Det sier Christina Hilmarsen, seniorrådgiver i Helsedataservice.
Nylig arrangerte LMI det andre frokostseminaret i møteserien om helsedata. På det første møtet var temaet FHIs nye strategi på helsedatafeltet, og denne gangen var det Helsedataservice som var hovedgjesten, med temaene Helsedataservice og deres tjenester, og «Hvordan skrive en god søknad».
– Vi ser at det er noen særegenheter i søknadene fra industrien, og ønsker derfor å bygge kompetanse på det, sa Øystein Johansen, seksjonssjef i Helsedataservice. Han presenterte Helsedataservice sine tjenester og fortalte hvordan utviklingen har vært det siste året.
Hva eller hvem er Helsedataservice?
Helsedataservice er en nasjonal tjeneste for tilgjengeliggjøring av helsedata fra sentrale helseregistre, helseundersøkelser og medisinske kvalitetsregistre i Norge. De samarbeider tett med de ulike registerforvalterne, Folkehelseinstituttet, Kreftregisteret, Direktoratet for medisinske produkter og Norsk helsearkiv. Helsedataservice har drøyt 20 ansatte, hvorav rundt halvparten jobber i Helsedataservice på hovedkontoret på Tynset, mens den andre halvparten jobber i Avdeling Helsedata som ligger i Oslo. Øystein Johansen er seksjonssjef i Helsedataservice, mens Håvard Kolle Riis er avdelingsdirektør for Avdeling Helsedata.
Nettsiden deres, helsedata.no, skal fungere som én felles inngangsport for å søke om tilgang til helsedata og Hilmarsen og kollega Arnhild Stokke er blant dem som tar imot og vurderer søknadene.
– Vi skal ikke bare bidra til raskere og enklere, men også sikrere tilgang til helsedata. Vi går ikke inn for å være vanskelige, men vi ønsker å forvalte det ansvaret vi har fått på en god måte, sa Stokke.
Stokke og Hilmarsen holdt et minikurs i hvordan skrive en god søknad, og forklarte hva som gjør en søknad komplisert. For eksempel lønner det seg ikke å legge ved 130 vedlegg fra en protokoll «for sikkerhet skyld». Trolig holder det lenge med de riktige 4 vedleggene, og sjansen for både et raskt og et positivt svar øker.
Hvordan skrive en god søknad?
Oppskriften de anbefaler er som følger:
– Vi skal ikke bare bidra til raskere og enklere, men også sikrere tilgang til helsedata. Vi går ikke inn for å være vanskelige, men vi ønsker å forvalte det ansvaret vi har fått på en god måte, sa Hilmarsen.
Sammen med kollega Arnhild Stokke holdt hun et minikurs i hvordan skrive en god søknad, og forklarte hva som gjør en søknad komplisert. For eksempel lønner det seg ikke å legge ved 130 vedlegg fra en protokoll «for sikkerhet skyld». Trolig holder det lenge med de riktige 4 vedleggene, og sjansen for både et raskt og et positivt svar øker.
Oppskriften Hilmarsen og Stokke anbefaler er som følger:
En god søknad har:
- Tydelig formål og beskrivelser.
- Fullstendig utfylt søknadsskjema.
- Presist utfylt søknad med relevante opplysninger.
- Fullstendig og relevant dokumentasjon
Gode forberedelser til søknaden er:
- Ha et mest mulig gjennomarbeidet forskningsprosjekt.
- Vær bevisst på hvilke data du har behov for.
- Bruk søknadsveilederen på helsedata.no.
- Gjør deg kjent med hvilke opplysninger som finnes i de ulike datakildene.
- Sørg for å ha nødvendige godkjenninger klare.
Mer konkret kan det lønne seg å:
- Formulerer seg presist. HDS forholder seg til opplysningene som er gitt i søknadsskjemaet.
- Være tydelig og mest mulig konkret.
- Ikke skrive: «Se tidligere søknad» eller «Se forskningsprotokoll».
- Fylle ut alle feltene i søknadsskjemaet. Ufullstendig søknad avvises.
- Begrense innliming av tekst fra andre dokumenter, for det kan medføre at søknaden blir uklar og dermed avvises
- Være spesielt tydelig på:
- Definering og trekking av utvalg.
- Koblingsnøkkel.
- Dataflyt.
- Vurdere om det skal søkes dispensasjon fra taushetsplikten.
- Vurdere om det er nødvendig å søke godkjenninger fra andre kilder, som SSB, og KUHR.
- For endringssøknader:
- Være tydelig på hva endringen gjelder. Legge ved tidligere vedtak og utleveringsbrev (i tilfeller der HDS ikke fattet vedtak sist).
Dette kan gjøre en søknad komplisert:
- Flere datakilder.
- Mange variabler.
- Uklart formål.
- Uklar dataflyt.
- Lite konkrete forskningsspørsmål.
- Utvalg trekkes av flere datakilder.
Hilmarsen presiserte også at det er mulig å få generell veiledning på epost service@helsedata.no. Etter at saksbehandlingen har startet er det også mulig å ha korte Teams-møter for å besvare HDS’ behov for avklaringer.
Industrien: Forutsigbarhet og korte beslutningsprosesser er viktig
Av de som sitter på den andre siden og søker om tilgang til helsedata, sitter blant andre Siri Børø fra Merck og Trude Ågesen fra AstraZeneca. De fikk benytte sjansen til å forklare hva de bruker helsedataene til, dersom de innvilges tilgang.
– Vi er veldig glade for alle tiltak som kan korte ned beslutningsprosessene, føre til bedre forståelse av industriens behov og gi bedre forutsigbarhet. Forutsigbarhet er viktig i vår hverdag når vi skal designe våre studier, sa Børø.
Ina Dahlsveen, seniorrådgiver i LMI med helsedata som et av sine ansvarsområder, var godt fornøyd med frokostmøtet.
– Vi håper at et resultat av dette kan bli bedre søknader fra industrien og kortere saksbehandlingstid hos Helsedataservice, sier seniorrådgiver i LMI, Ina Dahlsveen.
Les også saken fra første frokostmøte i møteserien: